L’audit, c’est un outil essentiel pour suivre sa conformité au RGPD.
C’est un moyen efficace de décrypter la manière de travailler et d’en tirer des recommandations pour améliorer la protection des données personnelles.
Le plus souvent l’audit rgpd vise un objectif précis :
Objectif 1 : Soit c’est un audit initial RGPD qui vise à faire un diagnostic factuel des écarts avec le RGPD (avec un plan d’action pour les corriger).
Objectif 2 : Soit c’est un audit de suivi de la démarche pour vérifier la continuité de l’implication de l’entreprise et le respect des règles internes.
La mise en conformité avec le RGPD est un processus continu, et les entreprises doivent régulièrement effectuer des audits pour s’assurer qu’elles respectent les règles.
En fonction des objectifs, un audit RGPD peut être effectué par une entreprise elle-même ou par une tierce partie (un consultant rgpd par exemple).
Il est important de noter que les audits RGPD ne sont pas des contrôles exhaustifs de tous les aspects de la protection des données, mais plutôt des examens ciblés visant à vérifier la conformité sur les points cruciaux.
Qu’est-ce qu’un audit RGPD ?
Un audit RGPD est une vérification des mesures mises en place par une organisation pour se conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD).
L’objectif d’un audit RGPD est de fournir une évaluation objective et indépendante de la conformité de l’organisation aux exigences du RGPD.
C’est un outil de remontée d’informations pour la direction. Il vise à s’assurer que les données personnelles des utilisateurs sont traitées de manière sécurisée et conformément aux exigences légales.
Un audit RGPD doit couvrir les principaux domaines de la gestion des données, y compris la collecte, le traitement, l’utilisation, la conservation et la sécurité des données.
Il devrait également évaluer la conformité des mesures de gestion des risques et des incidents, ainsi que les procédures de notification des violations de données.
Un audit RGPD peut être effectué par une équipe externe ou par des collaborateurs internes compétents.
Beaucoup d’entreprise font appel à un auditeur externe. L’auditeur externe est un consultant qui n’est pas employé par l’entreprise. Il est indépendant de l’entreprise. L’auditeur externe doit disposer d’une solide expérience en matière de protection des données à caractère personnel. Les audits externes sont généralement plus coûteux, mais ils peuvent offrir une plus grande impartialité et une plus grande expertise.
Comment se déroule un audit RGPD ?
Un audit RGPD commence généralement par une phase de préparation, pendant laquelle l’auditeur collecte des informations sur l’organisation et ses processus de traitement des données. L’audit RGPD est une procédure complexe. Il est important de bien préparer l’audit avant de le réaliser.
Cela peut inclure :
- une revue des documents existants (procédures, registre, politique de confidentialité…)
- la revue des éventuels audits précédents
- des tests comme l’analyse des données collectées et le respect des durées de conservation
Une fois cette phase de préparation terminée, l’auditeur procède à une évaluation approfondie des mesures de conformité mises en place par l’organisation.
L’audit est souvent conduit en immersion dans l’entreprise et passe par l’interview des personnes clés.
Le consultant RGPD va aussi s’intéresser aux logiciels et aux sources de données. Cela peut inclure des contrôles de sécurité des données et des tests de conformité.
L’audit se termine généralement par la production d’un rapport d’audit rgpd, qui identifie les domaines où l’organisation est conforme aux exigences ; les lacunes et les recommandations de mesures correctives.
Pourquoi effectuer un audit RGPD ?
Pour se conformer au RGPD, les entreprises doivent mettre en place des mesures de protection des données adaptées à leur activité et à leur taille.
Pour vérifier ou vous en êtes de votre mise en place RGPD
L’audit rgpd est un moyen efficace pour observer, analyser et justifier le traitement des données personnelles.
Le rapport d’audit est une preuve essentielle de vos travaux RGPD, il permet de justifier de vos actions et des personnes impliquées. C’est aussi le moyen de prouver une démarche d’amélioration continue.
Pour identifier les failles de sécurité
Les entreprises doivent disposer d’une méthode permettant de détecter, de signaler et de traiter les incidents de sécurité.
En fonction des enjeux le contrôle RGPD peut être complété par un pentest (test d’intrusion) pour vérifier la robustesse technique.
Pour permettre à l’entreprise de s’améliorer
Un audit est aussi un moyen de prendre du recul et de se projeter dans l’amélioration des méthodes et dans le futur du métier.
A quel moment mener un audit RGPD ?
- Au lancement de la démarche : pour participer à l’état des lieux
- Au moment de l’aboutissement de votre mise en conformité (c’est utile de permettre à votre équipe en charge du RGPD d’avoir un avis extérieur)
- Lors d’un changement important : logiciel, méthode de travail, acquisition d’une entreprise, etc.
- Régulièrement pour vérifier le bon fonctionnement de votre système (annuellement par exemple en fonction des risques)
Comment utiliser les résultats de l’audit RGPD ?
Le suivi des recommandations d’un audit RGPD est essentiel pour progresser.
Il est important de comprendre les recommandations et de les classer par priorités. Vous pouvez mettre en place un système de suivi des recommandations d’audit et demander à un référent de suivre le plan d’action.
Si vous ne suivez pas les recommandations d’un audit RGPD, vous risquez de vous exposer à des sanctions, notamment des amendes. Le suivi des recommandations d’un audit RGPD est un vrai moyen de progrès.
Comment faire un audit RGPD en 5 étapes ?
Au sein de l’Union européenne, certaines règles régissent la régulation des informations sensibles collectées par les entreprises. Lorsque pour des raisons commerciales, ces dernières ne respectent pas ces différentes règles, elles sont sujettes à des sanctions. En France, la CNIL est l’entité qui est chargée de veiller à la protection des données personnelles, que ce soit au niveau digital ou physique. Par conséquent, les entreprises ont tout intérêt à assurer la conformité aux RGPD (règles générales de la gestion des données) instaurés par la CNIL. Pour réaliser un audit de la conformité RGPD d’une entreprise, voici 5 étapes à suivre.
1) Planifier la mission de l’audit RGPD avec un Data Protection Officer
La première étape pour réussir un audit RGPD consiste à trouver le responsable idéal pour mener à bien la mise en conformité. Généralement, le dpo (data protection officer) possède les compétences nécessaires pour assurer la direction de l’opération à vos côtés.
En effet, le dpo ou délégué à la protection des données (en français), a une parfaite maîtrise des différents règlements actuels en vigueur sur la protection de la vie privée dans l’Union européenne. Ainsi, aucun aspect juridique et technique de la mise en conformité RGPD ne vous sera étranger.
Avec l’assistance d’un dpo , vous pourrez réaliser une check-list des différents points à analyser dans la configuration actuelle de votre système de collecte des données sensibles. Ainsi, il vous sera possible d’évaluer la sécurité que le système en place offre aux consommateurs sur le traitement de leurs données sensibles.
2) Réaliser un rapport d’audit
La finalité d’un rapport d’ audit RGPD est de pouvoir établir une cartographie du processus de collecte et de traitement des données. Pour cela, il va falloir faire un recensement des différentes informations que recueille votre entité sur ses consommateurs. Ensuite, vous pourrez identifier les données qui requièrent une plus grande attention.
En outre, il convient de recenser les différents traitements effectués sur les données sensibles. Pour rappel, les traitements de données regroupent toute manipulation visant à : enregistrer, conserver, communiquer ou extraire une donnée collectée.
De plus, il est important de retracer tous les mouvements que subissent les informations personnelles. La CNIL ne permet pas l’exportation des données confidentielles hors de l’Union européenne. Alors, il convient de rechercher et de trier tous les transferts internationaux.
Pour finir, un audit de sécurité doit figurer sur le rapport pour assurer la bonne conservation des données à caractère personnel . La compilation de l’ensemble des informations recueillies sur l’organisation actuelle de votre entité permet d’obtenir un rapport d’audit. Sur cette base, vous pourrez attaquer sans peine les points clés de votre audit de conformité RGPD.
3) Mise en place d’un plan d’action
Le plan d’action RGPD sert à identifier les problèmes de sécurité et à les classer par ordre de priorité. Une fois les problèmes identifiés de façon évidente, vous pouvez faire appel au délégué à la protection des données pour vous aider à apporter des solutions. Si le problème ne peut être régularisé à l’interne, n’hésitez pas à faire appel à un spécialiste en audit RGPD. Néanmoins, sachez que toutes les approches doivent viser l’unique but d’améliorer l’accountability de l’entité.
L’ accountability d’une entreprise représente l’obligation qu’elle a de mettre en place des dispositifs de contrôle relatifs à la protection des informations confidentielles. Ainsi, les solutions apportées doivent permettre à l’entreprise de créer des applications et des produits plus en conformité avec la RGPD .
4) Organiser une réunion avec l’équipe technique informatique
À cette époque du numérique, la communication marketing d’une entreprise est obligée de prendre en compte la communication sur internet pour être efficace. Toutefois, cette méthode de prospection est la plus difficile à conformer aux règles de protection et de sécurité de la vie privée d’une tierce personne.
La réalisation de l’ audit RGPD sur la collecte des informations liées au numérique nécessite un entretien avec l’équipe informatique. L’objectif est de contrôler la mise en œuvre effective des précautions de sécurité liées aux traitements des données recueillies sur le site officiel de l’entreprise.
En effet, l’équipe informatique doit veiller à tout moment à respecter le droit au choix des personnes engagées. Selon les règles, tout questionnaire ou formulaire à remplir par les consommateurs doit porter les informations sur son but et son utilité. Le contrôle de la CNIL reste très sévère sur la négligence du droit d’information des individus.
Ainsi, toute demande d’indication de données privées (la communication d’une adresse email par exemple), doit être justifiée. L’internaute doit pouvoir lire les mentions légales spécifiant la finalité et la légitimité de l’usage de ses données personnelles.
En outre, la sécurité et la confidentialité des données fournies par les tiers doivent être revues. En réalité, les risques de piratage ne sont pas forcément évitables en informatique. Toutefois, il est nécessaire de pouvoir assurer la sécurité des données personnelles recueillies.
L’engagement du géant du cloud data Google envers la conformité au RGPD en vigueur dans l’Union européenne, est un bon support pour les entreprises. En effet, Google ne cesse de développer de nouveaux outils pour assurer la sécurité du traitement des données personnelles sur ce territoire.
5) Effectuer une formation interne
Il semble important que l’ensemble des salariés de l’entreprise soient informés sur les règles de base relatives à la mise en conformité CNIL et à la RGPD. En ce sens, il est important d’assurer leur formation permanente sur le contrôle des données personnelles .
En réalité, la formation consiste en une sensibilisation de ces agents, pour leur inculquer : le respect des droits des personnes, la clarification du concept de données personnelles et les contours du traitement des informations confidentielles des clients.
En outre, il est important de former des spécialistes juridiques et techniques pour pouvoir effectuer régulièrement le renouvellement des dispositions prises. La CNIL exige que les entreprises aient des professionnels dans la protection des données personnelles pour le suivi de leur activité web.
La réalisation d’un audit RGPD est indispensable pour rester dans les normes de conformité CNIL. L’audit de conformité doit suivre un déroulement stratégique pour pouvoir parcourir l’ensemble du système de traitement de données de l’entreprise.
