Depuis sa mise en vigueur, le RGPD incite les structures à se conformer aux normes et règles visant la protection des données et informations personnelles. Pour se mettre en règle, les entreprises doivent procéder à la mise en conformité au RGPD. Cette démarche peut être complexe et coûteuse parfois.
Cependant, le fait de se mettre en règle vis-à-vis du RGPD est une nécessité et un principe auquel aucune entreprise sérieuse ne doit se soustraire.
Pour ce faire, certains paramètres doivent être pris en compte dans le cadre de l’exécution de cette tâche. Vous désirez avoir une idée sur le tarif de la mise en conformité au RGPD ? Toutes les explications vous sont données ici.
La formation des employés de l’entreprise
Le règlement général sur la protection des données, en abrégé RGPD, s’assure du traitement qui est apporté aux données personnelles. Il se charge aussi de la protection de ces données. Cette action est soutenue et accompagnée par la CNIL (commission nationale de l’informatique et des libertés) qui accompagne les organismes dans leur procédure de mise en conformité.
De ce fait, la première action à réaliser dans le cadre de la mise en conformité, c’est la formation des employés. Cette formation vise à sensibiliser le personnel sur les différents enjeux du RGPD. Au cours de ces formations, les employés sont briefés sur les conduites à tenir en entreprise et sur la nécessité de se conformer aux process élaborés.
Cette sensibilisation se décline sous plusieurs formats. Il peut s’agir de l’e-learning accompagné de différentes sessions d’une vingtaine ou trentaine de minutes sur des plateformes en ligne. Il peut également être question de séances en présentiel, dirigées par un consultant externe, un expert de la CNIL ou le responsable chargé de la Protection des Données (le DPO). Selon le format qui est choisi, les tarifs peuvent varier.
En dépit de la conscientisation des salariés, une formation pointue et structurée pour le DPO interne de l’entreprise doit être prévue. Généralement, les formations se déroulent en 3 ou 5 jours maximum. Le budget à prévoir pour de telles prestations démarre à partir de 1 500 euros et peut grimper jusqu’à 10 000 euros. Par ailleurs, il s’agit des formations qui préparent le DPO à sa certification. Ces différentes formations sont encadrées et suivies de près par la CNIL.
La CNIL, elle-même, propose une formation rgpd en ligne gratuite. Accessible à tous, elle permet, dans une certaine mesure, de se former au RGPD sans avoir à dépenser.
L’audit de mise en conformité du RGPD
Avant le démarrage de la mise en conformité du RGPD d’une entreprise, un état des lieux doit être réalisé. Cette démarche revient à parcourir les services pour identifier les différentes opérations réalisées par chaque service. Elle prend en compte la protection des données et informations personnelles gérées par l’organisme. Au terme de l’audit, l’entreprise doit pouvoir représenter les différentes opérations. Cette initiative facilite la conception du répertoire des opérations.
De plus, le but de cet audit consiste à l’élaboration d’un plan d’action pour faire une estimation du budget afférent au RGPD. Ce budget est voté selon les conclusions et les résultats des différentes opérations. Généralement, l’audit réalisé dans le cadre de la mise en conformité du RGPD peut durer entre deux, voire une dizaine de jours, selon la taille de l’entreprise. Cette durée prend en compte :
- l’élaboration du plan d’action ;
- les différents échanges sur le site de l’entreprise ;
- l’élaboration de la cartographie des opérations ;
- l’analyse du DPO interne à l’entreprise.
En dépit du coût de l’audit, des tarifs cachés doivent être rajoutés au budget prévu pour le RGPD. Ces coûts englobent la durée d’échanges avec les employés au sein de l’entreprise. Par ailleurs, les experts de la CNIL sont informés de cet audit et apportent leur contribution à cette démarche.
L’élaboration d’un plan d’action
L’élaboration du plan d’action doit tenir compte des exigences du RGPD et de la CNIL. À ce titre, les urgences qui ont été identifiées après l’audit serviront à l’élaboration du budget. Certaines structures ont de l’avance sur d’autres et n’ont pas forcément besoin de grands ajustements. Inversement, d’autres entreprises ont des besoins énormes en matière de mise en conformité.
Par conséquent, les corrections peuvent englober les mises à jour des différents papiers et documents de contrats. En la matière, l’organisme peut recourir à un cabinet d’avocat. Ce cabinet doit impérativement maîtriser les méthodes et procédures de la CNIL et du RGPD. Le tarif horaire de cette expertise est compris entre 100 euros et 300 euros et dépend aussi de la région.
Si les corrections tiennent compte de la sécurité des données à l’interne, l’expertise d’un professionnel de la cybersécurité est indispensable pour assurer la protection des données. Il est également possible de recourir à l’informaticien interne de l’entreprise. Si vous envisagez la première option, il faudra prévoir entre 600 euros et 900 euros par jour. Ce prix dépend aussi du thème abordé.
Par ailleurs, la mise à jour de certains logiciels et la retouche du système d’intégration des données et informations peuvent être nécessaires. Le plan d’action peut aussi prendre en compte la mise en place des procédés du RGPD, des documents sensibles ou encore l’évaluation de la conformité des prestataires.
À cet effet, l’entreprise doit se référer à un DPO externe à l’entreprise ou à un expert du RGPD. Le tarif de cette prestation est compris entre 750 euros et 950 euros, tarif journalier. Pour finir, il faudra mobiliser le personnel pour une relecture et la validation des conseils et des tâches.
L’importance de l’audit RGPD pour une conformité durable
Pour s’assurer que chaque étape de la mise en conformité au RGPD est respectée, l’audit devient un pilier incontournable. Cette démarche n’est pas une simple formalité administrative, mais bien un diagnostic approfondi de chaque département de l’entreprise. Lors de cet audit, chaque opération impliquant des données personnelles est examinée en détail, permettant de dresser une cartographie complète des traitements en place. Cette cartographie devient alors la base pour évaluer les ajustements nécessaires à une conformité durable.
Les étapes clés de l’audit RGPD
L’audit RGPD ne se résume pas à une simple analyse théorique. Il se traduit par des échanges sur le terrain avec les équipes et une immersion dans les processus pour cerner les risques potentiels. Cela permet non seulement de détecter les écarts éventuels, mais aussi d’élaborer un plan d’action structuré. Grâce à cette évaluation, évaluez votre conformité RGPD de manière détaillée et identifiez les domaines nécessitant des actions correctives spécifiques. Ce processus peut sembler long et coûteux, mais il reste essentiel pour instaurer une véritable culture de la protection des données.
Pourquoi un audit régulier est-il essentiel ?
Il serait réducteur de considérer l’audit RGPD comme une démarche ponctuelle. La réglementation évolue, et les exigences en matière de protection des données s’intensifient. Un audit régulier permet de suivre ces évolutions et d’ajuster les pratiques en conséquence. Plus qu’un simple état des lieux, il devient un levier stratégique pour anticiper les besoins futurs en matière de conformité et pour garantir que les données personnelles restent protégées, aujourd’hui comme demain.
L’utilisation d’un logiciel pour faciliter la mise en conformité du RGPD
De nombreuses entreprises utilisent des logiciels pour collecter, traiter et stocker les données personnelles de leurs clients. Très souvent, ces logiciels contribuent à ajouter des informations sur le client. Le RGPD estime que les structures doivent s’assurer de la conformité des données stockées conformément aux normes du RGPD. Pour cela, elles doivent faire une évaluation, une analyse et une vérification des différents traitements apportés à ces données.
En procédant de cette manière, la protection des informationsest assurée. Pour faciliter la tâche aux entreprises, l’utilisation d’un logiciel, RGPD peut être conseillée par les experts chargés de la mise en conformité. Bien que l’utilisation d’un logiciel dans le cadre de la conformité au RGPD ne soit pas interdite, il existe cependant des règles et normes à respecter. Celles-ci s’inscrivent dans le cadre de la protection des données des clients.
Par ailleurs, le coût de ces logiciels varie et dépend de la tâche à accomplir.
Si toutes les informations relatives au tarif de la conformité au RGPD sont cernées, il est important de rappeler qu’une mise à jour est nécessaire par moment pour s’assurer du respect des règles en vigueur.
