La protection des données personnelles est un enjeu crucial pour les établissements d’enseignement supérieur.
Récemment, la CNIL a mis en demeure deux établissements pour des manquements au RGPD relatifs à la durée de conservation des données, l’information des étudiants et la sécurité des données.
Pour éviter de telles mises en demeure, voici quelques conseils pour rendre conforme au RGPD une école.
Comment rendre conforme au RGPD une école ?
Déterminez la durée de conservation des données
Les écoles doivent déterminer la durée de conservation des données à caractère personnel des étudiants et mettre en place un système de purge et d’archivage.
Les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment.
Informez correctement les étudiants
Les écoles doivent informer correctement les étudiants sur la collecte de leurs données personnelles via les différents formulaires qu’ils remplissent.
Les mentions d’information doivent être complètes et précises, conformes aux exigences du RGPD.
Encadrez le recours à des sous-traitants
Les écoles qui ont recours à des sous-traitants pour le traitement des données personnelles des étudiants doivent établir des contrats de sous-traitance conformes au RGPD.
Ces contrats doivent comporter l’ensemble des mentions prévues par le règlement.
Mettez en place une politique de sécurité des mots de passe
Les écoles doivent mettre en place une politique de sécurité des mots de passe pour garantir un niveau de sécurité minimal en la matière. Cette politique doit être contraignante pour les utilisateurs et respecter les recommandations de la CNIL.
Faites appel à des experts
Pour s’assurer de la conformité au RGPD, les écoles peuvent faire appel à des experts en protection des données. Ces experts peuvent les accompagner dans l’élaboration de leur politique de protection des données et les aider à mettre en place les mesures techniques et organisationnelles nécessaires.
Le respect du RGPD est un enjeu de transparence et de confiance pour les établissements d’enseignement supérieur. En suivant ces conseils et en s’entourant des bonnes compétences, les écoles pourront garantir la protection des données personnelles de leurs étudiants et éviter des mises en demeure de la CNIL.
Quels sont les risques pour votre école ?
Les établissements d’enseignement supérieur sont tenus de respecter le RGPD dans le traitement des données personnelles de leurs étudiants.
La CNIL, en tant qu’autorité de contrôle, peut contrôler la conformité des établissements et prendre des mesures si des manquements sont constatés. Les établissements risquent des sanctions financières allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise, selon le montant le plus élevé.
En plus des sanctions financières, les établissements peuvent subir une perte de réputation et de confiance de la part de leurs étudiants, de leurs partenaires et de leur personnel.
Ils peuvent également faire face à des réclamations en dommages et intérêts de la part des personnes concernées par le traitement illégal de leurs données personnelles.
Il est donc primordial que les établissements d’enseignement supérieur se conforment aux exigences du RGPD pour éviter ces risques et garantir la protection des données personnelles de leurs étudiants.
Les données personnelles des élèves et des candidats
Prenons l’exemple d’une école supérieure qui a récemment clôturé les inscriptions pour sa prochaine promotion. Durant le processus d’inscription, l’école a collecté des données personnelles sur les candidats tels que leurs noms, adresses email, numéros de téléphone, informations académiques, expériences professionnelles et d’autres informations pertinentes pour leur admission.
Cependant, l’école n’a pas retenu tous les candidats et est maintenant confrontée à la question de savoir comment conserver les données personnelles de ceux qui n’ont pas été sélectionnés. Selon le RGPD, ces données ne peuvent pas être conservées indéfiniment, car cela constituerait une violation de la vie privée des individus concernés.
Pour se conformer au RGPD, l’école doit établir une politique de conservation des données claire, précise et conforme aux exigences du RGPD. Cette politique doit inclure des délais de conservation spécifiques pour les données personnelles des candidats non retenus, ainsi que des procédures de suppression régulières et sécurisées.
