Formation RGPD pour les établissements médico-sociaux

Vos équipes médico-sociales sont-elles vraiment prêtes ?

Quand vous gérez un établissement médico-social, vous êtes au cœur d’un écosystème de données sensibles : diagnostics médicaux, historiques familiaux, parcours de soins, données RH…

➡️ Le RGPD vous concerne au quotidien, même si vous n’avez pas (encore) de référent RGPD attitré.

Et pourtant, beaucoup d’équipes sont mal préparées, faute de repères clairs. Résultat ? Risques évitables, doutes permanents, parfois même de mauvaises pratiques par habitude.

C’est là qu’intervient notre formation RGPD pour établissements médico-sociaux : claire, pratique, et adaptée à votre terrain.

Une formation pensée pour votre quotidien

On ne vous assomme pas avec des définitions à rallonge.
On vous montre ce que vous devez faire concrètement, selon vos enjeux : IME, EHPAD, ESAT, ou tout autre ESSMS.

Programme de la Formation

📍 Module 1 – Comprendre vos obligations RGPD spécifiques au médico-social

• Quelles données personnelles et sensibles collectez-vous réellement ?
• Les obligations RGPD appliquées aux établissements médico-sociaux
• Les erreurs fréquentes dans les IME, EHPAD et ESAT face au RGPD
• Quiz interactif : « Votre établissement est-il exposé à un risque RGPD ? »

📍 Module 2 – Cartographier les traitements de données dans votre établissement

• Identifier les traitements sensibles : admissions, soins, RH, projets personnalisés
• Comment tracer les flux de données internes et externes (services partenaires, prestataires)
• Cas pratique : construction de votre première cartographie simplifiée
• Livrable : modèle de cartographie des traitements adapté au médico-social

📍 Module 3 – Sensibiliser et protéger votre personnel et vos usagers

• Bonnes pratiques pour sécuriser l’information au quotidien (emails, dossiers, matériel mobile)
• Cas spécifiques : accès aux données, partage interne/externe, mots de passe
• Atelier participatif : « Détecter les risques au sein de son équipe »
• Livrables : fiche réflexe RGPD pour personnel éducatif, soignant et administratif

📍 Module 4 – Réagir efficacement en cas d’incident ou de contrôle CNIL

• Comment détecter une violation de données et quelles obligations déclaratives ?
• Simulation : gérer une fuite de données dans un établissement médico-social
• Comment préparer votre structure à un audit de conformité RGPD
• Livrables : modèle de procédure d’alerte interne + modèle de notification de violation

📍 Module 5 – Mettre en œuvre les documents et outils de conformité essentiels

• Check-list RGPD prête à l’emploi pour établissements médico-sociaux
• Registre de traitement des données : comment l’adapter au médico-social
• Mentions d’information pour usagers, familles, salariés : que dire, comment l’écrire
• Gérer les consentements dans la pratique quotidienne

Livrables :

• Modèle de registre de traitement RGPD spécial médico-social
• Modèles de mentions d’information (admissions, soins, recrutement)

Modalités de la formation RGPD pour établissements médico-sociaux

🕒 Durée : ½ journée ou journée complète

📍 Format : en présentiel (partout en France) ou en visioconférence

👥 Public : direction, référents RGPD, personnel administratif, équipes éducatives et soignantes

💡 Exemples et ateliers sur-mesure adaptés à votre structure (IME, EHPAD, ESAT).

Cas pratiques abordés :

• Une famille demande l’accès au dossier d’un usager : que faire ?
• Une clé USB contenant des données disparaît : comment réagir ?
• Qui peut consulter les données RH ? Combien de temps les conserver ?

Une formation participative, avec des mises en situation issues du médico-social réel.

FAQ spéciale pour établissements médico-sociaux

Qui doit être formé au RGPD dans un établissement médico-social ?

Idéalement, tout le personnel devrait être sensibilisé, car chacun traite des données personnelles.
Mais certains profils doivent être formés de manière plus approfondie :

• Directeur ou chef d’établissement
• Référent RGPD ou personne en charge de la qualité
• Responsables RH, admissions, administratif
• Travailleurs sociaux, éducateurs, soignants

La formation permet de répartir les responsabilités de manière claire et de limiter les erreurs humaines, souvent à l’origine des incidents.

Existe-t-il des financements pour suivre une formation RGPD dans un établissement médico-social ?

Oui, plusieurs dispositifs existent :

• Financements via les OPCO (notamment Uniformation, pour les associations médico-sociales)
• Mobilisation du Plan de développement des compétences
• Certaines formations peuvent être éligibles au CPF, selon les organismes

Nous vous accompagnons dans la recherche de prise en charge pour alléger (ou annuler) le coût pour votre établissement.

Quel est le lien entre RGPD et le Référentiel HAS 2025 ?

Le Référentiel d’évaluation de la qualité de l’HAS 2025 met l’accent sur :

• La protection des droits des usagers
• La gestion rigoureuse de l’information
• La traçabilité des décisions et des actions

Une formation RGPD pour établissements médico-sociaux vous aide à anticiper ces exigences et à montrer, lors de l’évaluation, que vos équipes sont formées et conscientes des enjeux liés aux données.