Formation RGPD pour Offices de Tourisme

Accueillir, promouvoir… en conformité avec la loi

🕐 Durée : 1 jour (7h) ou 1/2 journée (3h)
🏠 Format : Présentiel dans vos locaux ou visio interactive
🎯 Public concerné : Direction, chargé·es de communication, accueil, animation, commercialisation, agents polyvalents

✅ Pourquoi cette formation RGPD est essentielle pour un office de tourisme ?

• Vous gérez des newsletters, formulaires de contact, jeux concours, enquêtes visiteurs ?
• Vous collectez des données sur les partenaires, socioprofessionnels, usagers ?
• Vous souhaitez gagner du temps et renforcer la confiance avec une communication claire et conforme ?

👉 Cette formation vous donne les bases, les outils et les trames adaptées aux réalités du monde touristique.

🎯 Objectifs pédagogiques

• Comprendre les obligations du RGPD pour un office de tourisme
• Identifier les traitements à risque : prospection, événements, photos, réservations…
• Apprendre à documenter sa conformité de manière simple et efficace
• Intégrer les bonnes pratiques dans les outils quotidiens (emailing, fichiers Excel, réseaux sociaux…)

🧠 Programme de la formation

📍 Module 1 – Le RGPD, concrètement pour un OT (1h)

Les principes fondamentaux du RGPD appliqués au secteur du tourisme.
Quiz interactif : « Le RGPD, est-ce que c’est pour moi ? »

📍 Module 2 – Ce que vous collectez sans toujours le voir (1h30)

Tour d’horizon des données collectées dans un OT :

• Visiteurs, formulaires, réseaux sociaux
• Bases de partenaires, mailing
• Billetterie, réservation, boutique
  Outil fourni : cartographie simplifiée des traitements

📍 Module 3 – Sites web, cookies & traceurs (1h)

Consentement, bandeaux, outils de mesure d’audience
Démo : Axeptio, Matomo, Google Analytics
Fourniture d’un modèle de mentions cookies

📍 Module 4 – Communication, images & réseaux sociaux (1h)

Utiliser une photo = traitement de données ?
Gérer les demandes d’opposition, organiser un jeu concours conforme
Modèles à réutiliser : formulaire de droit à l’image, règlement de jeu

📍 Module 5 – Cas pratique : votre OT en conformité (2h)

Travail en binôme ou trinôme sur votre structure
Diagnostic rapide + plan d’action immédiat
Support fourni : trames de mentions, registre simplifié, tableau de suivi

🧰 Méthodes pédagogiques

• Quiz interactifs, mises en situation, échanges entre pairs
• Support complet fourni en PDF avec :
  • Guide RGPD spécial OT
  • Fiches pratiques : photo, newsletter, jeu concours
  • Checklists à utiliser en autonomie

📏 Évaluation

• Avant : autodiagnostic rapide de vos pratiques
• Pendant : quiz par module

🙋‍♀️ Foire aux questions

Quels sont les enjeux du RGPD pour un office de tourisme ?

Le RGPD oblige les offices de tourisme à encadrer la collecte et le traitement des données personnelles (emails, formulaires de contact, enquêtes de satisfaction, réservations, etc.). Il s’agit de protéger la vie privée des visiteurs, partenaires et agents tout en renforçant la confiance dans les services proposés. Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions et nuire à l’image de la structure.

Quelles données personnelles un office de tourisme traite-t-il généralement ?

Un office de tourisme traite notamment :

• Données de contact des visiteurs (email, téléphone)
• Informations issues des formulaires en ligne ou papier
• Données des prestataires locaux (hôteliers, restaurateurs, artisans…)
• Données RH des salariés et saisonniers
• Cookies et données de navigation via le site internet Ces données doivent être recensées dans un registre de traitement et protégées selon les principes du RGPD.

Le RGPD s’applique-t-il aussi aux petites structures ou aux offices intercommunaux ?

Oui. Le RGPD s’applique à toute structure publique ou privée traitant des données personnelles, quelle que soit sa taille. Cela inclut les petits offices de tourisme, les maisons du tourisme et les structures mutualisées à l’échelle d’une communauté de communes.

Quels sont les risques concrets en cas de non-conformité au RGPD ?

Les principaux risques sont :

• Des sanctions administratives de la CNIL (jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires ou 20 millions d’euros)
• Une perte de confiance des partenaires et du public
• Des atteintes à la réputation en cas de fuite de données ou de mauvaise gestion
• Une impossibilité de contractualiser avec certains prestataires publics/privés

Quelles obligations principales un office de tourisme doit-il respecter ?

Voici les obligations clés :

• Tenir un registre des traitements
• Informer les personnes (visiteurs, salariés…) de leurs droits
• Encadrer les relations avec les prestataires (sous-traitants)
• Sécuriser les données (sauvegarde, accès, mots de passe, etc.)
• Mettre à jour les mentions légales et politiques de confidentialité
• Former les équipes à la culture de la protection des données

Le RGPD concerne-t-il les campagnes de mailing touristique ?

Oui. Toute campagne d’emailing doit respecter le cadre du RGPD :

• Consentement clair ou relation commerciale préalable
• Possibilité de se désinscrire facilement
• Mention de l’objectif du traitement
• Respect des durées de conservation

Pourquoi suivre une formation RGPD spécifique aux offices de tourisme ?

Parce que le cadre du RGPD s’applique de manière spécifique dans le secteur touristique : accueil de public international, forte saisonnalité, multiplicité des partenaires et prestataires, diversité des canaux de collecte. Une formation spécialisée permet de :

• Comprendre les obligations concrètes
• Mettre à jour ses pratiques rapidement
• Réduire les risques juridiques
• Valoriser la démarche qualité et la confiance

Qui doit être formé au RGPD dans un office de tourisme ?

Tous les collaborateurs manipulant des données : conseillers en séjour, personnel administratif, chargé(e)s de communication, responsables qualité, direction, et toute personne ayant accès aux outils de collecte ou de traitement. La formation peut être adaptée selon les fonctions.

Quels outils RGPD sont utiles pour un office de tourisme ?

Dataroom de conformité pour centraliser les documents

Registre des traitements (modèle CNIL ou personnalisé)

Modèle de mentions d’information

Politique de confidentialité adaptée au site web

Charte informatique pour les salariés

Fiches réflexes pour l’accueil et la communication