Qu’est-ce que l’Article 12 de la LPD ?
L’Article 12 de la LPD traite du « Registre des activités de traitement ».
En termes simples, il s’agit d’un journal où les entreprises doivent consigner leurs activités liées au traitement des données personnelles. Mais pourquoi est-ce si important ?
Pourquoi un registre ?
Imaginez que vous êtes un chef cuisinier. Chaque ingrédient que vous utilisez, chaque étape de votre recette, doit être notée pour garantir la qualité et la sécurité de votre plat.
Les responsables du traitement et les sous-traitants tiennent chacun un registre de leurs activités de traitement.
De la même manière, l’Article 12 s’assure que les entreprises sont transparentes sur la manière dont elles gèrent les données personnelles, garantissant ainsi la sécurité et la confiance des personnes concernées.
Que doit contenir ce registre ?
Le registre du responsable du traitement contient au moins les indications suivantes:
a. l’identité du responsable du traitement;
b. la finalité du traitement;
c. une description des catégories de personnes concernées et des catégories de données personnelles traitées;
d. les catégories de destinataires;
e. dans la mesure du possible, le délai de conservation des données personnelles ou les critères pour déterminer la durée de conservation;
f. dans la mesure du possible, une description générale des mesures visant à garantir la sécurité des données selon l’art. 8;
g. en cas de communication de données personnelles à l’étranger, le nom de l’État concerné et les garanties prévues à l’art. 16, al. 2.
Et pour les organes fédéraux ?
Ils doivent déclarer leur registre d’activités au PFPDT. C’est une étape supplémentaire pour garantir la transparence et la sécurité.
Y a-t-il des exceptions ?
Oui, le Conseil fédéral a prévu des exceptions pour les petites entreprises de moins de 250 collaborateurs, à condition que leur traitement des données présente un risque limité pour les individus concernés.
C’est une bouffée d’air frais pour les petites entreprises, n’est-ce pas ?
Conseils pratiques pour la création de son registre LDP
- Commencez tôt : Ne remettez pas à demain la mise en place de votre registre. Plus tôt vous commencerez, plus ce sera facile de suivre et de mettre à jour.
- Soyez transparent : La confiance est la clé. Assurez-vous que vos clients et partenaires sachent comment vous traitez leurs données.
- Collaborez : Travaillez étroitement avec vos équipes techniques et juridiques pour garantir la conformité.
Questions Fréquentes
1. Qu’est-ce que la LPD ? La LPD, ou Loi sur la Protection des Données, est une réglementation qui vise à protéger les données personnelles des citoyens. Elle établit des règles strictes sur la manière dont les données peuvent être collectées, stockées, utilisées et partagées.
2. Qui est concerné par l’Article 12 de la LPD ? Toutes les entreprises, qu’elles soient grandes ou petites, qui traitent des données personnelles sont concernées par l’Article 12. Cela inclut aussi bien les responsables du traitement que les sous-traitants.
3. Mon entreprise compte moins de 250 employés. Dois-je toujours tenir un registre ? Pas nécessairement. Si votre entreprise compte moins de 250 collaborateurs et que le traitement des données présente un faible risque pour les personnes concernées, vous pourriez être exempté. Cependant, il est toujours bon de vérifier les détails spécifiques à votre situation.
4. Qu’entend-on par « catégories de personnes concernées » ? Il s’agit des groupes de personnes dont vous traitez les données. Par exemple, cela pourrait être des clients, des employés, des fournisseurs ou tout autre groupe pertinent pour votre entreprise.
5. Comment déterminer le « délai de conservation » des données ? Le délai de conservation doit être basé sur la finalité du traitement. Par exemple, si vous collectez des données pour une campagne marketing, vous pourriez les conserver jusqu’à la fin de la campagne. Cependant, il est essentiel de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire.
6. Quelles sont les « mesures de sécurité » mentionnées dans l’article ? Il s’agit des mesures techniques et organisationnelles mises en place pour protéger les données personnelles.
