Formation RGPD pour agences événementielles

Vous organisez des événements ? Alors vous êtes concerné

Listes d’invités, inscriptions en ligne, emails, photos, badges, captations vidéo, QR codes, prestataires, outils SaaS…
Si vous travaillez dans l’événementiel, vous manipulez des données personnelles en permanence.

Et entre deux deadlines et trois imprévus, vous n’avez sans doute ni le temps ni l’envie de décortiquer le RGPD.
Résultat ? Vous croisez les doigts pour éviter la boulette… ou le contrôle.

🛑 Mauvaise idée.

Entre la CNIL, les plaintes, les clients plus exigeants… le risque est bien réel.
Mais bonne nouvelle : nous avons conçu une formation RGPD express, pratique et pensée pour votre métier.

Pourquoi se former sans tarder

Vous gérez des données sensibles à chaque événement

Fichiers Excel, inscriptions en ligne, photos, vidéos, badges, CRM…
Derrière chaque événement, ce sont des centaines de données personnelles que vous collectez et traitez. Et sans le savoir, vous pouvez déjà être hors cadre RGPD.

Vous encourez des risques, même sans le savoir

Les sanctions ne concernent pas que les grandes entreprises.
Un simple oubli ou une réclamation d’un participant peut déclencher un contrôle CNIL.

Transformez la contrainte en avantage concurrentiel

Et si le RGPD devenait un levier de crédibilité ?
Un prestataire conforme rassure, valorise son image, et peut même remporter des appels d’offres grâce à sa rigueur.

Notre formation vous donne les clés pour :

• éviter les pièges,
• rassurer vos clients,
• et mettre en place une conformité simple, efficace, taillée pour l’événementiel.

Programme détaillé de la formation

📍 Module 1 – Le RGPD appliqué à l’événementiel

Les bases du RGPD expliquées simplement, avec un focus sur les spécificités des événements professionnels.
Quiz interactif : « Le RGPD, un sujet pour mon agence ? »

📍 Module 2 – Où collectez-vous des données sans le savoir ?

Tour d’horizon concret des points de collecte de données lors de vos projets :

• Inscription en ligne, billetterie, badges
• Gestion des invités et des prestataires
• Formulaires, réseaux sociaux, captation vidéo
  Outil fourni : cartographie simplifiée des traitements.

📍 Module 3 – Sites web, formulaires et cookies événementiels

• Consentement et mentions sur vos landing pages
• Gestion des cookies pour événements en ligne ou hybrides
  Démo : paramétrage d’une solution conforme (exemples : Axeptio, Matomo).

📍 Module 4 – Communication événementielle, photo, vidéo et réseaux sociaux

• Photos et vidéos : que pouvez-vous publier, comment informer ?
• Jeux concours, opérations marketing : comment rester conforme
  Modèles fournis : clause de droit à l’image, règlement de jeu concours.

📍 Module 5 – Cas pratique : votre agence en conformité RGPD

Travail en binôme ou trinôme pour :

• Diagnostiquer votre situation RGPD
• Prioriser vos actions immédiates
  Supports fournis : modèles de mentions légales, trame de registre simplifié, checklist de suivi.

Format et déroulé

🕒 Durée : ½ journée ou journée complète – selon votre disponibilité
📍 Lieu : En visio ou directement dans vos locaux, partout en France
👥 Public concerné : Agences événementielles, responsables production, chefs de projet, direction d’agence

À l’issue de la formation, vous repartez avec :

✅ Un support clair et synthétique
✅ Une fiche réflexe RGPD spéciale événementiel
✅ Un modèle de clause à intégrer dans vos contrats ou CGV
✅ Une attestation nominative de participation

FAQ – Tout ce que vous devez savoir sur le RGPD dans l’événementiel

Dois-je désigner un DPO (délégué à la protection des données) dans mon agence ?

Pas forcément. La désignation d’un DPO n’est pas obligatoire pour toutes les structures.
Cependant, si vous traitez régulièrement des données à grande échelle (ex. : événements récurrents avec plusieurs milliers de contacts), il peut être recommandé.
Dans tous les cas, une personne référente RGPD en interne est vivement conseillée.

Le RGPD s’applique-t-il aux événements internes ou gratuits ?

Oui. Le RGPD s’applique dès qu’il y a collecte de données personnelles, quel que soit le type d’événement (public, privé, interne, gratuit ou payant).
➡️ Un simple formulaire d’inscription ou une liste d’émargement est déjà concerné.

Peut-on prendre des photos ou filmer lors d’un événement sans autorisation ?

Pas sans précautions.
Même dans un contexte pro, les participants doivent être informés de la captation (affichage, mention dans l’invitation, formulaire de droit à l’image…).
➡️ Le RGPD impose la transparence et la justification de l’usage des images ou vidéos collectées.