Formation RGPD pour les organisateurs de salons et évènements

Vous organisez un salon ou un forum pro ? Vous collectez des données sans trop savoir si c’est 100 % légal ? Le RGPD vous concerne directement.

Collecter les emails de vos visiteurs, scanner des badges, envoyer des invitations ou des relances après un salon… Vous le faites sûrement.
Mais le faites-vous dans les règles du RGPD ?

👉 Si vous organisez des salons, congrès, forums ou événements pros, vous êtes concernés pleinement par le RGPD organisateurs évènements salons.
Et pourtant, beaucoup pensent à tort que ça ne concerne que les marketeurs ou les DPO. Erreur !
En tant qu’organisateur, vous êtes responsable de la manière dont les données sont collectées, stockées, et utilisées.

Pas de panique : il existe une formation RGPD courte, claire, et ultra-ciblée pour vous mettre à niveau, sans jargon et sans prise de tête.

Prospection après un salon : ce que le RGPD vous autorise

Vous avez collecté des centaines de contacts pendant votre salon ? Bravo.
Mais attention : envoyer une campagne de relance sans les bonnes mentions RGPD, c’est risqué.

🔍 Cette partie de la formation vous expliquera :

• Quand vous pouvez relancer un prospect
• Ce que vous devez mentionner dans vos formulaires
• Comment gérer les refus, les demandes de suppression ou d’opposition
• Ce que dit précisément le RGPD sur la prospection commerciale dans votre contexte

Programme détaillé de la formation

📍 Module 1 — Comprendre le RGPD pour les organisateurs d’événements

Les principes clés du RGPD appliqués au contexte salon / événementiel.
Quiz interactif : « RGPD, à quel moment suis-je concerné en tant qu’organisateur ? »

📍 Module 2 — Les données que vous collectez sans le savoir

Cartographie simple des données collectées sur un événement :

• Inscriptions en ligne (billetterie, formulaires)
• Scans de badges, applis mobiles événementielles
• Bases d’exposants, bases visiteurs
• Jeux-concours, animations marketing
• Outil fourni : modèle de cartographie simplifiée des traitements

📍 Module 3 — Votre site événementiel, vos cookies et vos formulaires

Comment rendre votre site et vos outils conformes :

• Bandeaux cookies : que faut-il vraiment afficher ?
• Consentement sur les formulaires d’inscription
• Gestion des cookies analytics (Matomo, Google Analytics, Axeptio)
• Support fourni : modèle de mentions cookies RGPD-ready

📍 Module 4 — Prospection commerciale après l’événement : ce que le RGPD autorise

Exploiter les données récoltées en respectant la loi :

• Règles pour les relances emails, appels, newsletters
• Mentions obligatoires pour prospecter après un salon
• Droit d’opposition et désinscription rapide
• Fourniture de modèles de mentions légales pour prospection

📍 Module 5 — Cas pratique : mettez votre salon ou événement en conformité

Atelier en sous-groupes :

• Diagnostic rapide de vos pratiques actuelles
• Priorisation des actions simples à mettre en place
• Support fourni : registres simplifiés, modèles de mentions, plan d’action express

Une formation spéciale pour l’événementiel

Durée au choix :

• ½ journée (concentré sur l’essentiel)
• 1 journée complète (avec cas pratiques + support personnalisé)

Format :

• En présentiel sur site partout en France
• Ou en visio (simple, interactif, efficace)

FAQ – RGPD et organisation d’événements

Est-ce qu’un organisateur d’événement est responsable des données collectées ?

Oui. Même si vous déléguez la gestion des inscriptions à une plateforme ou un prestataire, vous restez juridiquement responsable. Le RGPD considère l’organisateur comme “responsable de traitement”. Il doit s’assurer que tout est conforme : collecte, stockage, partage, sécurité…

Puis-je envoyer une prospection commerciale après un salon ?

Oui, mais sous conditions. Pour relancer un participant ou un exposant par email :

• Soit vous avez son consentement explicite
• Soit vous êtes dans une relation B2B et vous respectez l’intérêt légitime (mais avec prudence)

Dans tous les cas, vous devez offrir une possibilité de se désinscrire facilement, dès le premier message.

Quelles mentions RGPD dois-je afficher sur mes formulaires d’inscription ?

Vous devez informer clairement la personne de :

• Qui collecte les données (vous ou un sous-traitant)
• Pourquoi vous les collectez (ex : inscription, relance)
• Comment les données seront utilisées
• Combien de temps elles seront conservées
• Comment exercer ses droits (accès, rectification, opposition…)